Кейс 12 · Документы и встречи
Документы съедают время не сложностью, а повторяемостью. Одну и ту же встречу пересказывают в чате, одно и то же КП собирают из прайса руками, один и тот же дек переверстывают из-за поправки на третьем слайде. Я перевёл эти четыре участка на код: человек принимает решение, а сборка документа происходит без него.
клиента: агентские акты и отчёты собираются автоматически
вместо дня — КП по прайсу в фирменном Word или PDF
деки и досье на двух языках из одного источника
В компании, где есть прайс, поставщики и встречи, документ — это узкое горлышко. Созвон прошёл, договорённости остались в чьей-то памяти и в разрозненных заметках; через неделю никто не помнит, кто что обещал. Клиент попросил предложение — менеджер открывает прайс, копирует позиции, пересчитывает и вставляет в шаблон, где половина форматирования уже уехала. Поставщик прислал новый прайс сканом на двадцать страниц — и он ложится в папку, потому что переносить это в общий каталог никто не станет.
Каждая операция сама по себе мелкая. Складываются они в постоянный фоновый расход времени у людей, которые должны продавать и договариваться, а не собирать файлы.
Аудио или видео уходит на распознавание, обратно приходит транскрипт с таймкодами, а поверх него — саммари и протокол: о чём договорились, кто что делает. Отдельный сценарий у собеседований: помимо расшифровки собирается оценка кандидата и сводные Q&A по всем кандидатам сразу, так что сравнивать можно ответами, а не впечатлениями. Через это прошли десятки собеседований.
Автоматическая генерация коммерческих предложений из прайса: выбираются позиции, подставляются условия, на выходе — фирменный Word или PDF с правильной вёрсткой и без съехавших таблиц. Тем же способом собираются спецификации, счета и сметы закупки. Работа менеджера сводится к выбору позиций, всё остальное делает шаблон и код.
У каждого поставщика свой формат: PDF, скан, Excel с шапкой на четыре строки. Разбор вытаскивает позиции из всех этих файлов, включая сканы, приводит наименования к одному виду и складывает в общий каталог, где одну и ту же позицию у разных поставщиков видно рядом. Дальше это уже основа для сравнения цен и для генерации КП из первого пункта.
Инвест-деки на восемь-девять слайдов в двух языках, deal-деки, досье по проверке контрагентов и сравнительные таблицы решений — верстаются кодом в фирменном стиле и отдаются как PDF печатного качества. Главное преимущество не в скорости первой сборки, а во второй: правка цифры или условия — это пересборка всего документа за минуты, а не ручное подравнивание двадцати слайдов. Содержимое таких деков закрыто NDA, поэтому показываю только вёрстку и структуру.
В портале для фулфилмент-компании этот же принцип работает без участия человека вообще: агентские акты и отчёты в PDF и DOCX формируются автоматически на 144 клиента, из данных портала, а не из ручной сборки в конце месяца.
ПОХОЖАЯ ЗАДАЧА → РАЗБОР · 0 ₽ · ДО КОНЦА ДНЯ
Опишите её в двух-трёх предложениях. За рабочий день верну разбор: что автоматизируется, что не стоит трогать, срок и вилка.
Что придёт в ответ
Протоколы встреч и планёрок с задачами по итогам. Генерация КП, спецификаций и счетов из вашего прайса в вашем фирменном стиле. Сведение прайсов поставщиков в один каталог с контролем цен. Питч-деки и отчёты для собственника, которые переиздаются под свежие цифры одной командой. Акты и закрывающие документы, если у вас много однотипных контрагентов.
Правило входа простое: если документ делается по правилу и повторяется, его собирает код. Если каждый документ уникален и обсуждается лично, автоматизация его только усложнит — скажу об этом сразу. Три коммерческих предложения в месяц не окупят сборку шаблонного конвейера, тридцать — окупят, и посчитать это можно до начала работ.
Python для сборки и разбора · распознавание речи для аудио и видео · распознавание текста со сканов и PDF · шаблоны Word и генерация PDF · вёрстка деков через HTML с печатным качеством вывода · источники данных — Excel, Google-таблицы, учётная система, база портала.
Кирилл Юсупов, Москва, собрал конвейер, в котором запись созвона или встречи превращается в транскрипт с таймкодами, а поверх него — в саммари и протокол с договорённостями. Для собеседований добавлена оценка кандидата и сводные Q&A по всем кандидатам сразу: через этот сценарий прошли десятки интервью, и сравнивать людей можно ответами, а не памятью интервьюера.
Да, и это уже сделано кодом: менеджер выбирает позиции, а фирменное КП в Word или PDF собирается за минуты, с правильной вёрсткой таблиц. Тем же способом формируются спецификации, счета и сметы закупки. Отдельная часть конвейера разбирает прайсы поставщиков из PDF и сканов и сводит их в единый каталог, где одна позиция у разных поставщиков видна рядом.
Инвест-деки на восемь-девять слайдов, deal-деки и due-diligence-досье Кирилл Юсупов собирает кодом на двух языках и отдаёт в PDF печатного качества. Выигрыш не в первой сборке, а в правках: изменение цифры или условия пересобирает весь документ за минуты, вместо ручного подравнивания слайдов. Содержание таких материалов закрыто NDA, поэтому публично показывается только вёрстка. В боевом портале тот же принцип работает без человека: акты и отчёты формируются автоматически на 144 клиента.
Увижу структуру данных и скажу, что автоматизируется сразу, а что придётся сначала привести в порядок.
Москва · содержание деков и досье закрыто NDA, показываю только вёрстку